刚上大学时，对我来说最大的转变就是学会有条理地处理事情。有一段时间，我无法把所有事情都记在脑子里。而且要不停地记录事情，会分散我对当前任务的注意力。
于是，我尝试了各种形式的待办事项列表、任务追踪器和生产力应用程序。但它们都令人泄气，因为要做的事情越来越多，而且有太多相互关联的事情，比如过去的会议记录、日历约会、想法列表和实验笔记本，它们都在不同的系统上。
我放弃了，开始只在一个文本文件中进行跟踪，并将其作为我的主要生产力系统，至今已有 14 年。它对我现在的工作非常重要，而且令人惊讶的是，随着我的责任越来越多，它的规模也在不断扩大，所以我想与大家分享这个系统。它是我的秘密武器。
**前提条件：**日历。我使用的一个外部工具是在线日历，我把所有事情都放在这个日历上，即使是 "在研讨会上做一个茶几 "或 "想办法招收新的博士生 "等实际上没有固定时间的事情，我也会把它们安排在我想考虑的日期。这样，我所有的未来计划和日程安排就都在一起了，而不是一堆我必须记录的清单。
**制作每日清单：**每天晚上睡觉前，我都会把日历上第二天的所有项目作为每日待办事项列表附加到文本文件的末尾，这样一觉醒来，我就能清楚地知道自己在做什么。这个列表包含预定任务（下午 2 点与麦当娜会面，下午 4 点办公时间）、差事（签署一份表格，归还一本书）和工作项目（审阅一份文件，准备一次演讲）。它还能让我思考一天的工作量是否合适。
任何我明天不想做的事情，我都会在以后的日子里再把它塞回我的日历中。如果任务量太大，我就会把它分解成明天要做的一部分，剩下的再放到另一天去做。这样做了很多年之后，我已经能很好地估计自己一天能完成的任务了。下面是一个替换了名字的例子，这样你就能看到我从日历上移动一天的日程表时是什么样子了。
2021-11-31
上午 11 点与首席助教会面
- 邀请作品集评审员的事情进展如何？
上午 11:30 会见学生恩雅（对研究感兴趣）
审核并发布 A/B 测试作业评分
中午 12:00 人机交互小组会议
- 为实验室零食投票
发送 CHI 外部审稿人提醒
阅读 Sketchy 草案
塞尔达领取眼动仪
- 让她签收
更新联合首席科学家的简历
下午 3:15 与保护伞公司和行业合作伙伴工作人员通话
3:45pm 建议与奥普拉会面
下午 4:00 Rihanna 谈话（368 CIT）
下午 5 点 与碧昂斯进行 1:1 交流 #phdadvisee
下午 6:00 与麦当娜共进晚餐
**作为记录：**每天的待办事项清单也是我做笔记的地方，所以它是一个待办事项清单，也是一个已完成事项清单。这些每日清单的最大好处是，我把它们都保存在一个文本文件中，并按日期分开，这样我就能记录下我做过的所有事情以及做的时间。
我现在的文件是 9 年前开始工作时创建的。它既是研究笔记本，也是会议记录。现在，我在一个文件中手写了 51690 行，记录了我作为教授所做的每一件事，以及我见过的几乎每一个人，还有我们讨论的内容或我的想法。以下是我一天工作结束后的清单，代表已完成的工作。
2021-11-31
上午 11 点与助教主任会面
- 邀请作品集评审员的情况如何？答：收到 7/29 份回复
- 周四实验室需要 3 名助教
- 重新设计作业讲义将于周一完成，周四发货
上午 11:30 与学生 Enya（对研究感兴趣）会面
- 他们有点缺乏经验，建议明年再申请
审核并发布 A/B 测试作业评分
中午 12:00 人机交互小组会议
- 根据网页缩放行为自动生成缩略图
- 引导你梦见网站的潜意识音频
- Eminem 11月24日演讲
- 为实验室零食投票。答：爆米花和海藻食品
收到非官方通知 ARO YIP 基金奖 #年度 #简历
阅读论文草稿
- 需要再修改一次
- 发给甘道夫看看？
塞尔达拿起眼睛追踪器
- 让她签收
更新联合首席科学家的简历
Coolio 突然来访#校友
- 现在是PM，在TravelAdvisor工作，考虑申请研究生院
下午 3:15 与保护伞公司和行业合作伙伴的工作人员通话
- 他们希望招聘 20 名数据科学 + SWE 实习生（第三年），4 名校友作为 SWE 实习生在那里工作
下午 3:45 建议会见奥普拉
- 享受 CS 33
- 在 Facebook 实习
下午 4 点 Rihanna 谈话（368 CIT）
5pm 与碧昂斯 1:1 #phdadvisee
- 卡在随机图形生成崩溃
- 监控内存/交换/磁盘？
- 请马里奥帮忙？
- 与雪儿一起在 MSR 实习
- 5月15日或22日开始
- 将在下次会议前把研究设计大纲发给我
- 面试斯巴达克斯，作为下学期的潜在助教
下午 6 点与麦当娜（Gracie's）共进教师面试晚餐
- 询问与计算机视觉的联系
- 很酷的视觉+听觉无监督比较，对缺失数据考虑周到，会与ugrads（？）合作，喜欢骑自行车，教授计算机视觉+图形学
- 投票 #HIRE
#注：也许明年春天会参观《怪兽大学》，Bono 从事相关工作
**捷径和特点：**我使用统一的写作风格，以便于搜索，同时使用一些速记符号。当我搜索 "与......会面 "时，会显示我已经安排了 3000 多次会面。我有一些标签，比如 #idea，用于在需要项目创意时重温新想法；#annual，用于下次年度报告中的内容；#nextui，用于下次开设用户界面课程时添加的内容。
文本文件非常灵活，我可以随时快速查看当天完成了哪些工作，还剩下哪些工作。我通常会在已完成任务和即将完成任务之间空一行。任务完成后，我会移动空行。当日剩余的任务可以放回日历中，以备我想再次处理时使用，但这种情况很少见，因为任务的大小已被纳入我当日可完成的任务范围。我可以使用搜索框计算综合统计数据，或列出包含标签的所有行，还可以使用文本编辑器进行其他操作。我使用 Ultraedit 是因为我熟悉它，但任何文本编辑器都有类似的功能。电子邮件：电子邮件显然是我工作流程的一部分。关于如何处理电子邮件，每个人都有各种各样的建议，但我觉得一个简单的标记系统就足够了--如果是我需要处理的邮件，就标记为红色；如果是我最终需要处理的邮件，但需要考虑一下或由其他人来处理，就标记为橙色；如果是我发送的、正在等待回复的邮件，就标记为黄色，这样我就知道稍后要跟进了。只要方便，我会在收到邮件时标记它们。
一天结束时，我会快速查看橙色和黄色邮件，看看是否有需要跟进的邮件或应该变成红色邮件。有些人的工作流程就是强迫自己清理收件箱。我并不太在意收件箱的清空，因为这样我就会觉得只要有邮件进来，我就有新的工作要做。
所以我的日常工作流程是这样的
在一天结束时