我经常遇到的一种情况是这样的:我正在与客户合作,从战略层面规划一个项目。这些都是大型、繁琐、多阶段的工作计划,需要内部和外部多方参与。在这一阶段,我有几个目标,而规划阶段的成果之一就是确定了 RACI。工作计划所有方面的主要责任通常由客户承担(即,客户正在努力完成 X 工作;当然,他们要为此负责);但是,次要责任通常也由第三方分担。在这里,第三方指的是不属于项目所有者的任何一方。

这就是事情可能失控的地方。

在这一过程中,我总是会问客户:"对于这一部分,你已经删除了自己的责任。这是为什么?

"哦,我们(客户)不对此负责。我们想把这个责任转嫁给第三方,让他们对交付成果负责"。

"我知道他们有责任,甚至共同承担责任,但计划的成功最终还是要靠你自己。如果第三方无法完成任务,会发生什么情况?贵组织的领导层会接受将项目失败归咎于第三方吗?

答案几乎总是肯定的否定。领导层不会接受这个答案。这样,客户就会意识到他们必须继续对项目的这一部分负责。这是一个重要的认识,因为它将客户的心态从外包责任转变为管理风险。

这是项目管理中的一个关键区别。项目管理的目的是管理风险,而不是外包责任。当项目经理试图将责任转嫁给第三方时,他们不是在管理风险,而是在规避风险。而规避风险不是一种策略,而是一种赌博。

在项目管理中,目标是识别、评估和管理风险,以确保项目成功。这包括与第三方相关的风险。将责任分配给第三方并假定他们会处理是不够的。项目经理必须积极管理这些风险,与第三方密切合作以减少潜在问题。

遗憾的是,这正是许多项目经理的不足之处。他们认为自己的职责是协调和委派任务,而不是积极管理风险。这可能会导致错误的安全感,因为风险没有得到正确的识别或管理。

项目管理成功的关键在于了解风险管理是项目管理过程中不可或缺的一部分。这不是可以外包或委托的事情。项目经理有责任识别和管理这些风险,确保项目按计划进行并实现目标。

风险管理就是要积极主动,而不是被动反应。它是指在问题发生之前就预见到问题的存在,并制定出解决问题的计划。这需要对项目、潜在风险以及可能影响成功的各种因素有深入的了解。这还需要很强的沟通能力,因为项目经理需要与所有利益相关者密切合作,确保每个人都了解潜在风险并做好应对准备。

项目经理往往将风险管理视为一个需要检查的方框或一份需要注意的潜在问题清单。但风险管理远不止这些。这是一个需要持续关注和努力的过程。在项目开始时识别风险,然后将其遗忘是不够的。在整个项目过程中,都需要对风险进行持续监控和管理。

这种风险管理方法是优秀项目经理与杰出项目经理的区别所在。优秀的项目经理能够使项目按计划进行,并不超出预算。优秀的项目经理在做到这一点的同时,还能管理和降低风险,确保项目的长期成功。

总之,风险管理是项目管理的重要组成部分,但两者并不相同。有效的项目管理需要关注风险管理,而不仅仅是完成任务。通过了解这一区别并将风险管理融入项目管理的方方面面,项目经理可以提高项目成功的可能性,并为客户提供更好的结果。